Los correos electrónicos sin contestar fueron la pesadilla de mi vida, hasta que pasé un mes en busca del Inbox Nirvana
¿Está su vida agobiado por miles de correos electrónicos? La vida de Moya Sarner también lo estuvo. Así que ella decidió probar las técnicas más recomendadas para detener la inundación.
El día de Año Nuevo a las 5:10 pm, había 16,516 correos electrónicos no leídos en mi bandeja de entrada (“Inbox”).
A las 5:11 pm el día de Año Nuevo mi bandeja de entrada estaba vacía.
Así como el caos desapareció a la nada, sentí que me bañó un sentimiento eufórico de pureza. Una ráfaga de luz brillante del sol atravesó mis ventanas convirtiendo mi sala en un salón dorado y, de la nada, un coro celestial cantó. Decidí que probablemente tendría una resaca, y regresé a la cama.
Recuerdo cuando la llegada de un correo electrónico era emocionante. Abrí mi primera cuenta cuando era pre-adolescente, no mucho después de que Hotmail trajera el correo electrónico a las masas en 1996. Era un tiempo más simple, cuando los correos electrónicos se consideraban suficientemente excitantes para formar toda la premisa de la película You’ve Got Mail de Nora Ephron en 1998, y espectadores de todo el mundo vieron y pensaron: “¡Sí! ¡Yo también he recibido correos!”, y les encantó. Mi primera dirección de correo fue el mortificante “[email protected]” (atractiva) y, ¡Oh Dios!, que orgullosa estaba del juego de palabras.
Los tiempos han cambiado: ya no soy “la chica más dura” en hotmail.com (me he mudado a Gmail); las direcciones de correo electrónico jocosos ya no son justificables; y recibir mensajes de correo electrónico ya no es tan divertido. Cómo podría serlo, cuando invertimos alrededor del 28% de nuestro tiempo en la oficina con nuestra bandeja de entradas (“inbox”), y el 40% de las personas verifica los correos de trabajo por lo menos cinco veces al día fuera de horas laborables.
Esto tampoco es saludable. “Esta cultura de ‘estar siempre prendido’ (“always on”) está matando a la gente”, dice el Profesor Sir Cary Cooper, un psicólogo organizacional de “Manchester Business School”. “Conduce a la preocupación, ansiedad, depresión y mala salud física. Hay todo un campo ahora llamado estrés tecnológico, y la evidencia es que los correos electrónicos ilimitados, donde no existe ninguna orientación por parte de los empleadores, son perjudiciales para la salud de la población”.
Los gobiernos y las empresas están comenzando a responder: en enero de 2017, los trabajadores franceses tenían su “derecho a desconectarse” de los correos electrónicos de trabajo consagrado en ley y el mes pasado Uwe Hück de Porsche, trajo a discusión que los correos electrónicos enviados a los trabajadores fuera de las horas de trabajo deben ser devueltos al remitente. En la experiencia de Cooper, muchas compañías británicas no tienen pólizas: “Estamos retrasados en el REINO UNIDO”, dice. Jean Gomes, fundador de La Consultoría de Proyectos de Energía, me dice: “Estos embargos con el tiempo realmente limitan la libertad de las personas, y encuentran soluciones alternas, enviando cosas por WhatsApp. Tenemos que ser capaces de gestionar esos límites nosotros mismos”.
Pero, ¿qué podemos hacer? Desde que empecé a trabajar, nunca me sentí en control de mis correos electrónicos, y es por eso acabé con 16,516 no leídos. Cuando se lo digo a Cooper, él suena realmente indignado: “¡Eso es terrible!”. Cuando mis amigos vieron este número, con sus ojos dilatados en repulsión, tomé un orgullo perverso en su horror. Hubo algo delicioso en la descompostura prostituida de mi descuidada bandeja de entradas; era mi rebelión anárquica contra la tiranía de la eficiencia digital.
Durante años, este había sido mi “sistema”: si llegaba un correo electrónico que parecía bien importante y requería tiempo y consideración para su respuesta, decidía volver a él más tarde y marcarlo como “no leído”. Y si llegaba uno que parecía basura, no lo abría, y simplemente lo dejaba como “no leído”. ¿Me entiende? Los correos electrónicos basura terminaban viéndose exactamente igual a los correos electrónicos importantes. ¡Haha! Ah.
Bueno, no más. Este es el año de hacer limpieza. He decidido probar cuatro métodos de manejar mi bandeja de entradas, y encontrar uno que funcione para mí. Así que el 1 de enero, seleccioné todas las 48,293 conversaciones, e hice clic en archivar (“Archive”). (No “Borrar”. No soy un monstruo.) Y luego desaparecieron. Cero en mi bandeja de entradas (“Inbox”).
El Diario de mi Correo Electrónico
Semana 1: Bandeja de Entradas en Cero
La emocionante dicha de tener cero mensajes en la bandeja de entradas dura solo hasta el minuto antes de recibir un nuevo correo electrónico. Y luego otro. Están ensuciando mi limpia y bonita bandeja de entradas.
Pude ver la charla que Merlin Mann le dio a los empleados de Google en 2007, en la que elaboró sobre su concepto de Bandeja de Entradas en Cero (“inbox zero”): “La singular práctica que creo que realmente podría cambiar su vida a partir de hoy es procesar a cero. Procese a cero cada vez que revise su correo electrónico. Nunca revise su correo electrónico sin procesarlo.” El procesamiento envuelve una de cinco posibles acciones: borrar/archivar, delegar, aplazar, responder o hacer. Una vez pasé 58 minutos y 41 segundos escuchándole hablar de correos electrónicos, no quiero volver a pensar en ello jamás, lo que es una pena porque me inscribí a pensar en ello durante todo un mes.
Cooper es un gran fanático de la bandeja de entradas en cero (“inbox cero”): “Yo creo absolutamente en esto. Limpia tu mente de modo que te permite concentrarte.” Él tiene actualmente siete correos electrónicos en su bandeja de entrada, todas las tareas de alta prioridad a hacer en los próximos días. El resto han sido archivados en diferentes carpetas para sus diferentes proyectos.
Gomes no es un fanático: “Tener una bandeja de entrada en cero no hace sentido. La idea de dedicar parte de mi día a organizar mis correos cuando tengo una herramienta de búsqueda no hace sentido. El Correo electrónico es una tarea, y reconocer esto es el punto de partida para llegar a la sima en el manejo del mismo.” El ha abandonado la necesidad de conquistar su bandeja de entradas. Pero ¿qué de la profunda sensación de paz que sentí viendo la mía vacía? “Creo que es completa y absolutamente artificial. Al igual que la angustia que se siente de tener miles de correos electrónicos. Siempre va a estar recibiendo más correos electrónicos de los que puede atender. Introducirse en el flujo de data es todo lo que podemos hacer”, dice.
El disgusto de Gomes a las carpetas le habla a mi alma, ¿cuál es el punto? ¡Simplemente haga la búsqueda! Pero también siento como Cooper, que mi mente está más clara con una bandeja de entradas vacía. Puede ser una ilusión, pero una ilusión que vale la pena tener. Así que me he hecho el hábito de eliminar la basura, responder y luego archivar todos los demás correos electrónicos. A final de la semana tengo cinco en mi bandeja de entradas, todas relacionadas con lo que estoy trabajando. Es posible que yo me he vuelto un poco obsesiva.
Semana 2: Respondiendo inmediatamente
Yo sabía que esto no iba a resultar para mí. Cooper también lo sabía, al decirme con alarmante presciencia, “no debes mantener tu pantalla encendida para esto, porque te va a distraer. No vas a poder trabajar”.
Mantengo mis correos electrónicos abiertos mientras trabajo, y tan pronto recibo uno nuevo, respondo rápidamente como un adicto supereficaz, borrando o respondiendo, y recibiendo el próximo. Al poco tiempo no estoy haciendo ningún trabajo en lo absoluto, sólo mirando caprichosamente en mi bandeja de entrada, dándole al botón de actualizar (“Refresh”) aunque sé que no hace nada. Mi madre me envía un correo electrónico acerca de “Yum Yums” de limón de Essential Waitrose y en segundos le he respondido y archivado. Si sigue el método de bandeja de entradas en cero (“inbox cero”) hasta el final, aquí es donde terminará. Como dice Cooper, “No es bueno. No es bueno en lo absoluto”.
Semana 3: Revisando cada dos horas
Salgo de la cama y reviso mis correos electrónicos alrededor de cinco veces en el plazo de una hora, antes de recordar que debía hacerlo cada dos horas. Mi próxima revisión será a las 11:00 am.
Decido salir. Dos minutos más tarde, cojo mi teléfono para revisar mis correos electrónicos, me doy cuenta, y elimino la aplicación. Dos minutos más tarde, vuelvo a sacar mi teléfono para revisar nuevamente, recuerdo que borré la aplicación. Abro el navegador, escribo www.gmail.com, e inicio la sesión.
Siento envidia (y un poco de incredulidad) del autocontrol de Gomes: me dice que ha calculado cuánto tiempo consume al día en los correos electrónicos, esta vez dividido por cuatro y ha entrado estos intervalos como eventos en su calendario, resultándole sumamente eficiente. “Una vez que lo añada a su calendario y haga sus revisiones de correo electrónico en ese tiempo en lugar de otras tareas, usted realmente podrá enfocarse y ser productivo y no repercutirá en el resto de su jornada. Reviso mi bandeja de entradas cuatro veces al día, y como resultado se siente mucho más clara”.
Esto es imposible para mí. En una ocasión casi pude manejarlo por el espacio de dos horas completas, casi perdí una comisión para el Guardián (“The Guardian”) – una historia que tiene que ser presentada entre el espacio de un par de horas. Por tanto, me digo: “Bueno, ¿sabes qué? Yo soy lo que soy.” Me encargo de mover mis propias barajas. Tal vez usted puede hacer esto si usted trabaja en una oficina o si es un ser humano perfecto, pero yo no lo soy y no puedo hacerlo.
Yo renegoceo los términos de esta semana (conmigo misma) y en vez resuelvo nunca revisar los mensajes de correo electrónico en mi teléfono. Esto es así porque, como Gomes me dice, es algo “verdadera y realmente estúpido” de hacer. Él describe un escenario familiar apabullante: Ligeramente hojea sus mensajes en el teléfono, y lee a medias uno que le causa estrés. No puede leerlo correctamente porque está en una pequeña pantalla que es “psicológicamente frustrante” y no puede contestarlo porque se distrae. Lo lee a medias como tres veces, cada vez más ansiosa que la anterior, antes de que finalmente se siente en su computadora y se dé cuenta de que no era tan urgente o malo como pensaba.
Para evitar el estar buscando mis correos en el navegador (“browser”) de mi iPhone, moví el icono de Safari para que esté a 9 golpes o toques (“swipes”) de distancia. Funciona. Me siento simultáneamente triunfante y plagada de autodesprecio.
Semana 4: Envío de un mensaje automático
En el tiempo que me tomó concebir un mensaje automatizado que no me hiciera odiarme a mí misma, pude haber leído todos mis 16,516 correos electrónicos no leídos. Terminé con: “Gracias por su correo electrónico. Lamentablemente, debido a fechas límites, por el momento sólo puedo responder a los mensajes urgentes”. Me enferma sólo de mirarlo.
Todos odiamos recibir respuestas automáticas. Cuando le escribimos a alguien, no nos interesa si está ocupado, queremos una respuesta, ¡ahora! Si envían un mensaje automatizado como el mío, ¿Dónde nos deja esto a nosotros? ¿Somos lo suficientemente importantes como para llegar a la carpeta de urgente? ¿Nos van a borrar o aplazar? Esta es exactamente la ansiedad que siento al recibir un correo electrónico automático y no se qué hacer con él. Creo que el propósito de estos mensajes automatizados es actuar como una barrera para esa ansiedad, y reflejarlo de vuelta al remitente, para que así lo sientan en su lugar.
Susan Lawrence, miembro del Instituto de Psicoanálisis, capta algo de lo que realmente está ocurriendo en nuestras bandejas de entrada de correo electrónico: “El correo electrónico constantemente se siente demasiado cercano a nosotros, o incluso como si fuera parte nuestra. Una bandeja de entradas llena de cosas que es necesario abordar es como perseguir fragmentos que se proyectan hacia nosotros; una inundación de fragmentos digitales que pasan rápidamente a través de nosotros”. Inconscientemente deseamos que nuestros mensajes automatizados nos defiendan contra la embestida de demandas de otros, pero como dice Gomes, “No podemos automatizar las respuestas humanas – sólo hace enojar a las personas”.
Mi receta para una bandeja de entradas deleitable
1) Recuerde esta anécdota de Gomes: “Hace alrededor de 10 años, el jefe de una famosa compañía de internet con sede en California se desplomó sobre su coche en el estacionamiento. Le pregunté cuál era el problema y me dijo, “acabo de darme cuenta de que tengo 75,000 correos electrónicos en mi bandeja de entradas y nunca voy a leerlos. He estado trabajando bajo la falsa suposición de que hay alguna técnica perfecta.’ Cuando tenga más información, peticiones y mensajes de correo electrónico de las que pueda encargarse, es un problema insuperable, y usted tiene que encontrar una manera de resolverlo a un nivel emocional, el cual es: Dejar ir.”
2) Cuando se convierta en demasiado, archive todo el lote.
3) Haga imposible el revisar los mensajes de correo electrónico en su teléfono.
4) Cuando revise su correo electrónico, borre o archive rápidamente alguno que no sea relevante para lo que esté trabajando en el momento.
5) Si le gustan las carpetas, use carpetas; si no le gustan, no las use.
6) ¡Relájese! De todos modos, el correo electrónico probablemente no va sobrevivir o existir por mucho tiempo. Gomes dice, “Sospecho que el correo electrónico va a desaparecer en un futuro no muy lejano. Y vamos a estar riéndonos del hecho de que lo hayamos utilizado”.