Respuesta Retrasada: ¿Por qué estoy re-evaluando mi Correo Electrónico en 2018?

A: Compañeros de trabajo, conocidos, amigos y familiares

CC: Cualquier persona que ponga mi nombre en una lista de correo electrónico masivo

ASUNTO: Estoy re-evaluando el manejo de mi correo electrónico y por qué usted también debe hacerlo

Puedo precisar el momento exacto en la mañana cuando los latidos de mi corazón se aceleran, mis hombros se tensan, y mis niveles de estrés suben. Normalmente es a las 9:00 AM, cuando llego a mi escritorio, enciendo mi PC y abro mi correo electrónico. No debería ser una tarea particularmente ardua, pero después de pasar semanas lejos de mi pantalla durante las vacaciones, me doy cuenta de que es un infalible desencadenante de estrés y he ido dejando que secuestre mi mañana cada día durante los últimos 9 años.

Podría sonar melodramático, pero la ciencia sugiere que mi respuesta no es aislada. El sonido metálico de una notificación de correo electrónico activa la dopamina, que “le hace curioso sobre ideas y promueve o motiva la búsqueda de información”, Susan Weinschenk, Ph.D., dijo a Psychology Today. “El sistema de la dopamina es más fuerte que el sistema opiáceo. Usted tiende a buscar más de lo que le haría satisfecho”.

Sí, esta reacción psicológica es real, y plantea un problema para la productividad. Según Weinschenk, provoca una “círculo repetitivo de dopamina”, donde continuamos revisando nuestro correo electrónico y labores o tareas de accionamiento, que realmente no aportan al progreso. De hecho, un estudio publicado en el Harvard Business Review encontró que cobrar el ímpetu tras una distracción digital puede tomar, en promedio, más de 20 minutos.

Tan pronto como comencé a implementar supresión de tiempo en el correo electrónico, horas en las que no me permitía revisar o responder a mensajes, mi productividad aumentó, posiblemente porque estaba creando mi propia agenda. “Los correos electrónicos toman tanto tiempo”, afirma el empresario Tim Ferriss. “En primer lugar, porque es la agenda de los demás para tu tiempo, incluyendo las frecuentes emergencias fabricadas. Segundo, el correo electrónico le permite engañarse a sí mismo pensando que está siendo productivo.” Tiene un efecto Hydra: Por cada 10 correos electrónicos que respondemos y borramos, otros 10 aparecen en su lugar.

Así que, por ahora, le estoy pidiendo a todos los que conozco que respeten mi espacio digital como espacio personal: Envíenme correo electrónico en base a necesidad de conocimiento (pongamos fin a las CC), confíen en que responderé cuando el tiempo lo permita, y entiendan que mi prioridad es producir buen trabajo, no disparar un correo electrónico de respuesta a velocidad récord. Aquí está el nuevo conjunto de reglas por las cuales he comenzado a trabajar y por qué podrían también ser dignas de su tiempo.

REGLA 1: Establezca Supresión de Tiempo del Correo Electrónico

Cuando dejamos el correo electrónico abierto todo el día, corriendo de fondo en segundo plano mientras se trabaja en otras tareas, se difumina la distinción entre dos diferentes modos de trabajo: preventivo o productivo y receptivo o sensible. El correo electrónico nos pone en modo sensitivo que constantemente estamos jugando a atrapar, respondiendo a otras personas, tomando acción sobre sus peticiones, y seleccionando a través de los mensajes para determinar cuáles son importantes. Al estructurar mi día alrededor de la supresión de tiempo en los correos, soy capaz de asegurarme de que las tareas de valor añadido reciben la mayoría del tiempo.

He aquí cómo funciona en la práctica:

9–10 a.m.: Verifique sus correos electrónicos, responda, y archive.

10 a.m.–1 p.m.: Complete sus tareas por prioridad (en mi caso, presentar una historia o hacer una entrevista). Mis compañeros de trabajo me avisan si hay algo urgente.

1–1:30 p.m.: Revise el correo electrónico y sólo lea y responda los mensajes oportunos.

1:30–5 p.m.: Enfóquese en las tareas secundarias.

5–6 p.m.: Revise nuevamente los correos electrónicos, responda, y archive hasta que su bandeja de entrada (“inbox”) esté vacía.

REGLA 2: Pruebe la Regla de Un-Solo-Toque

Esta regla es simple en teoría, pero mucho más difícil en la práctica: Una vez que se ha abierto un mensaje de correo electrónico, léalo correctamente, y luego haga un seguimiento de los elementos de acción y archive, sin excepciones. Puede parecer rígida, pero evita la acumulación de correos electrónicos, lo que significa que va a dejar de usar su bandeja de entrada como una lista de tareas digitales. En lugar de dejar los correos electrónicos para recordarle completar una tarea, mantenga una lista de tareas en papel y archive el correo electrónico. Lo encontré realmente útil para dejar de procrastinar.

REGLA 3: Deje de Disculparse

Durante los primeros días que estuve probando mi rutina de correos electrónicos (o rutina anti-correos), sentí una tonelada de culpabilidad. Pero eventualmente, me di cuenta de que muy pocos de los correos electrónicos son realmente urgentes, y para comunicar esto, necesitamos convertirnos en mejores remitentes. Ahora, cuando envío un correo urgente, puedo identificar que es “a tiempo” en la línea de asunto y establecer un plazo claro (en negritas) en el mensaje de correo electrónico.

¿Dos palabras que ahora están erradicadas del vocabulario de mi correo electrónico? Lo sentimos. “Para muchas mujeres, las disculpas están inexorablemente vinculadas con nuestra concepción de amabilidad,” escribe Sloane Crosley en la opinión editorial de el New York Times . Ella sostiene que deberíamos dejar de usar la disculpa como una palabra de relleno con poco significado y utilizar lenguaje más asertivo. Después de todo, desde que modifiqué mi rutina 24/7 de correo electrónico, me siento menos estresada, más centrada, y he estado produciendo mejor trabajo del que había hecho en meses, y de esto no tengo nada de qué arrepentirme.